Un imprimé est un document destiné à recevoir de l'information écrite qui pourra être consulté régulièrement ou faire l'objet d'un traitement ultérieur. L'assistant(e) de gestion peut être amené(e) à concevoir de tels documents.
On distingue généralement trois types d'imprimés.
Ils servent à stocker de l'information. Avec le développement des technologies de l'information et de la communication (TIC) dans les entreprises, les imprimés de position sont souvent remplacés par des bases de données renseignées grâce à des formulaires en ligne.
Exemples : fiches clients, fiches fournisseurs.
Ils servent à recueillir de l'information et à la transmettre. Ils sont donc à usage unique lorsqu'ils sont créés sur support papier. Ils peuvent également être créés sous forme de document modèle et mis à disposition sur le réseau de l'entreprise ou encore comme formulaire à remplir en ligne sur un site Internet.
Exemples : fiches d'inscription, fiches téléphoniques.
Ces deux types d'imprimés peuvent être à usage interne au sein de l'entreprise.
Exemple : ils circulent dans l'entreprise grâce à un PGI.
Ils peuvent aussi être à usage externe.
Exemples : un questionnaire publié sur un site Internet, un bon de commande à disposition des clients de l'entreprise sur son extranet.
Quel que soit le mode de recueil et de transmission de l'information, la conception d'un imprimé passe par une analyse QQOQCC.
| Qui ? |
Qui remplit l'imprimé ? Qui le transmet ? Qui l'exploite ? |
Donner les consignes d'utilisation |
| Quoi ? |
Quel est son rôle ? Quels renseignements veut-on obtenir ? |
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| Où ? |
Où est-il rempli ? Où est-il traité ? |
Schématiser la circulation |
| Quand ? |
Quand est-il rempli ? |
Indiquer les dates d'envoi, de réception |
| Comment ? |
Comment le mettre à disposition ? Comment le transmettre ? Comment le remplir ? |
– Prévoir l'ordonnancement des rubriques, la collecte des informations (case à cocher, tableaux, etc.) – Réaliser une maquette et la tester |
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Combien ? |
Combien d'exemplaires ? Quel est le budget ? |
Établir un coût de réalisation et d'impression |