Améliorer la répartition des tâches

Pour pouvoir améliorer la répartition des tâches entre collègues appartenant à un même service ou intervenant dans un même processus, l'assistant(e) de gestion doit au préalable analyser les activités de chacun. L'évaluation de la charge de travail et une appréciation de la répartition des compétences peuvent aboutir à une meilleure répartition des tâches ou à la création d'un poste de travail.

I - Mener une analyse des activités

Il s'agit de déterminer qui fait quoi, pendant combien de temps, et éventuellement comment, dans le périmètre d'activités considéré.

Exemple : analyser la répartition des tâches au sein du service « Achats ».

1 Évaluer la durée des tâches

Pendant une période déterminée, plus ou moins longue selon la complexité du ou des postes observés (de 1 jour à plusieurs semaines), les différentes tâches et leur durée sont consignées sur un imprimé individuel pour chaque poste.

On distingue généralement :

– l'autoanalyse ou l'autopointage, qui consiste, pour le titulaire du poste, à effectuer un relevé du temps consacré à chaque activité. Ce processus est assez fastidieux à mettre en œuvre et ne peut être poursuivi sur une longue période ;

Service :

Nom :

Feuille d'autoanalyse

Date :

Heure de début de la tâche

Heure de fin de la tâche

Tâche

Documents

Nombre

– l'analyse des tâches, plus simple à mettre en œuvre, car basée sur des estimations globales à partir d'entretiens et/ou d'observations.

Service :

Poste :

Nom :

Feuille d'analyse des tâches

Date ou période considérée :

Liste des tâches ou activités

Temps (en heures par semaine ou par mois)

Documents

2 Établir un récapitulatif

En fin de période, on effectue un récapitulatif des feuilles, ce qui permet de déterminer :

– la charge estimée, qui est la somme des temps relevés ;
– la charge nette, qui se calcule ainsi : charge estimée pondérée d'un coefficient que l'on estime de 10 à 15 % du temps total pour les travaux administratifs, ce qui correspond aux temps non productifs : pauses, aléas divers, vitesse d'exécution… ;
– le taux d'engagement, qui se calcule ainsi : charge nette/temps de travail réel. Un poste est considéré comme saturé à partir d'un taux d'engagement de 95 %.

II - Établir le tableau des compétences

Il permet de déterminer le degré de formation et de compétence de chaque intervenant dans le service ou le processus considéré par rapport à l'ensemble des tâches à effectuer.

Tableau des compétences
Postes	Mouloud	Leïla	Michèle
Tâches	Mouloud	Leïla	Michèle
Monter un dossier	*	**	***
Faire de la prospection	**	*	**
Établir un budget	*	*	***

Niveau de formation et/ou de compétences

***

Entièrement formé

Autonome

Partiellement formé

A besoin d'être secondé

En début de formation

Nécessite un contrôle

Non formé

Pas de compétences dans ce domaine

L'évaluation du niveau de compétences peut être plus globale.

III - Établir le tableau de répartition des tâches

Le tableau de répartition des tâches (TRT) permet d'effectuer un rééquilibrage des tâches entre plusieurs postes de travail.

1 La marche à suivre pour réaliser le TRT

Il faut établir la liste des tâches et la liste des personnes intervenant dans le processus ou dans le service à partir des fiches d'analyse.

On construit ensuite le TRT sous la forme d'un tableau à double entrée avec en colonnes les postes ou personnes et en lignes les différentes tâches.

Tableau de répartition des tâches
Service : commercial			Durée : 1 mois
Activités et tâches		Mouloud	Leïla	Michèle	Charge par activité
1	Organisation	10		30
2	Animation	12	10	25
	Total	22	10	55	87
3	Montage de dossiers			50
4	Prospection			30
	Total			80
	Charge de travail			135
	Charge nette (coef. 15 %)			155,25
	Temps de travail			151,67
	Taux d'engagement			102 %

2 L'analyse du TRT

On procède alors à une analyse de la répartition de la charge de travail globale et par activité, de la répartition des activités entre les différents postes de travail et on réalise des changements en fonction des compétences et des niveaux de formation de chacun. Une fois les objectifs déterminés, on construit un nouveau TRT qui prend en compte les nécessaires ajustements.