La formalisation des procédures appliquées dans une PME entre dans le cadre des missions confiées à l'assistant(e) de gestion en collaboration avec les personnes impliquées dans la procédure.
Selon la définition donnée par la norme ISO 8402, une procédure est « une manière spécifiée d'accomplir une activité ». Rédiger des procédures consiste donc à mettre par écrit ce que l'on fait ou ce qu'il faut faire afin de le voir constamment appliquer. Plusieurs procédures pourront être définies à l'intérieur d'un processus.
Exemple : à l'intérieur du processus du suivi des formations s'intégreront des procédures d'inscription au plan de formation ou de demande de congé individuel de formation (CIF).
La rédaction de procédures peut être motivée par le souci de respecter les exigences d'un référentiel ou d'une réglementation, d'améliorer des procédures existantes ou encore d'assurer la fiabilité des performances d'un équipement.
Les objectifs poursuivis sont également divers : indiquer un mode opératoire fiable, définir une manière de travailler ou encore clarifier les responsabilités et les moyens. On utilise aussi les termes « modes opératoires », « modes d'emploi », « manuels d'instruction ».
En règle générale, l'élaboration d'une procédure doit être prise en charge par le service concerné, une personne ressource (par exemple, un ergonome ou un chef de projet désigné comme référent ou encore un assistant de gestion), mais toujours en associant les utilisateurs grâce à des interviews ou à la formation de groupes de travail.
Le corps de la procédure s'articule généralement autour :
En général, les procédures sont décrites selon des conventions de présentation qui renvoient à un référentiel de rédaction interne à l'entreprise. Elles sont signées et datées et la version applicable correspond à la dernière mise à jour.