Il est important, dans le cadre de l'amélioration de la circulation des informations dans une entreprise, que l'assistant(e) de gestion sache traduire des processus sous forme schématique afin de mener une analyse et de proposer des solutions pour remédier aux éventuels problèmes.
Un processus décrit un enchaînement d'opérations, de transfert d'informations et/ou de documents, réalisés par des entités différentes et conduisant à la fourniture d'un service ou d'un produit à un client interne ou externe.
Exemple : le processus de validation d'une commande.
La représentation d'un processus implique d'avoir préalablement repéré ses composantes ou finalité :
La description se fait en répondant aux questions : qui intervient dans le processus ? que fait-il ? quand intervient-il ? avec qui ? comment intervient-il ?
La représentation des processus est le plus souvent traduite sous forme de diagramme imagé ou de schéma postes-documents. Cette représentation graphique permet d'analyser le processus, notamment la détection des interventions, allers-retours, retranscriptions inutiles et sources d'erreur.
Ce travail préalable à une modification des flux vise un objectif de simplification et d'amélioration. Par le reengineering de ses processus administratifs, l'entreprise va s'efforcer d'améliorer sa rentabilité et sa productivité tout en réduisant ses coûts et en améliorant la satisfaction de ses clients.
La représentation graphique peut être complétée par une fiche de processus qui décrit de manière littérale le processus.
Descriptif :
À réception d'une commande d'un client par l'assistant(e) de gestion, suite à une offre commerciale préalable, le directeur puis le responsable opérationnel effectuent un contrôle en comparant la commande et l'offre préalable. En cas de non-validation, le responsable commercial fera une nouvelle proposition ; lorsque la commande est validée, elle est signée et transmise avec l'offre préalable à l'assistant(e) de gestion, qui la classe dans le dossier client et édite un ordre d'enclenchement en trois exemplaires. Un accusé de réception de la commande est également édité puis signé par le directeur avant d'être envoyé au client.