La déclaration d’embauche est la première formalité administrative à accomplir lors du recrutement d’un collaborateur. Elle s’effectue au moyen de l’imprimé « Déclaration préalable à l’embauche » (DPAE). Les incidences de cette déclaration sont primordiales dans les relations avec les organismes sociaux. L’assistant de gestion peut avoir la responsabilité de cette formalité.
Avec la DPAE (qui a remplacé la Déclaration unique d’embauche – DUE), l’employeur effectue en une seule fois et auprès d’un seul interlocuteur, l’Urssaf, les formalités obligatoires liées à l’embauche d’un salarié :
– la déclaration d’une première embauche dans un établissement par laquelle l’entreprise se fait connaître des organismes de Sécurité sociale ;
– l’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale si ce dernier n’a pas encore été affilié ;
– la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage afin de déclarer le salarié auprès du Pôle emploi territorialement compétent ;
– la demande d’adhésion à un service de santé au travail choisi en fonction de la situation géographique de l’entreprise et de son activité ;
– la déclaration d’embauche du salarié auprès de ce service en vue de la visite médicale obligatoire lors d’un recrutement ;
– l’information de l’administration pour le pré-établissement de la Déclaration Annuelle de Données Sociales (DADS).
Renseigner et transmettre la DPAE est obligatoire pour toute embauche, quelles que soient la durée et la nature du contrat de travail. Cette déclaration a pour effet :
– l’ouverture des droits sociaux du salarié (protection sociale) ;
– la couverture du salarié en cas d’accident du travail ;
– le bénéfice de droits à exonération éventuels de l’employeur.
À défaut de déclaration, l’employeur encourt diverses sanctions, notamment pénales et administratives, pour dissimulation d’emploi salarié.
La DPAE doit être adressée à l’Urssaf de la circonscription dans laquelle se situe l’établissement qui emploiera le salarié avant la mise au travail effective du salarié. Elle s’effectue au plus tôt huit jours avant l’embauche.
La DPAE peut être effectuée sur le site www.net-entreprises.fr, soit par saisie en ligne d’un formulaire, soit par dépôt de fichier issu d’un logiciel de GRH. Les entreprises de petite taille, sous certaines conditions, peuvent retourner le formulaire à l’Urssaf par courrier recommandé avec accusé de réception ou par télécopie.
L’Urssaf adresse à l’employeur, dans les cinq jours ouvrables, un accusé de réception comportant un volet détachable à remettre au salarié. Toutefois, la remise d’un contrat de travail écrit comportant la mention de l’organisme destinataire de la déclaration suffit à justifier que l’employeur a bien procédé à la DPAE vis-à-vis du salarié.