Le départ d'un salarié, quel qu'en soit le motif (démission, départ à la retraite, licenciement), génère un certain nombre d'obligations prévues dans le Code du travail. Les PME ne disposent pas toujours de service spécialisé dans la gestion du personnel ni de compétences pointues dans ce domaine. L'assistant de gestion doit aider le dirigeant à rester dans la légalité. La connaissance d'un certain nombre de règles de nature juridique est nécessaire pour être efficace. L'assistant peut également créer des outils (modes opératoires, liste de contrôle, fiches de procédure) qui faciliteront la réalisation des formalités administratives.
Si la plupart des formalités sont communes aux différentes causes de rupture du contrat, d'autres sont spécifiques et il est souvent indispensable, dans une PME, de recourir à un expert, qui peut être un conseiller juridique ou le cabinet d'expertise comptable pour traiter les cas délicats (licenciement pour faute ou licenciement économique).
Un salarié sous contrat à durée indéterminée peut à tout moment mettre fin à la relation contractuelle de travail. Dans ce cas, il démissionne. La démission peut être donnée verbalement mais il est toutefois recommandé au salarié de la formuler par écrit. La convention collective impose souvent au salarié le respect d'un délai de préavis avant son départ de l'entreprise.
Le salarié peut prendre sa retraite dès lors qu'il a atteint l'âge minimal fixé par les textes réglementaires (en général 60 ans). La loi prévoit le versement d'une indemnité conditionnée par l'ancienneté du salarié.
L'employeur peut licencier un salarié pour motif personnel. Le Code du travail impose alors que le licenciement soit fondé sur une cause réelle et sérieuse. Ce licenciement peut être sans faute (ex. : insuffisance professionnelle, maladie prolongée qui désorganise le travail) ou pour faute (faute légère, faute grave voire lourde). Les indemnités vont être différentes selon le niveau de la faute.
Enfin, le licenciement peut être consécutif à des difficultés économiques. La procédure de gestion du départ du salarié sera soumise à des contraintes d'information du personnel, contraintes parfois très délicates.
Depuis la loi dite de modernisation du 12 juin 2008, une autre possibilité de rupture de la relation contractuelle du travail est possible. La rupture conventionnelle repose sur le consentement des deux parties matérialisé par la signature d'une convention. Le départ du salarié, selon cette modalité, donne également lieu au versement d'indemnités fixées par les parties au contrat et qui ne peuvent pas être inférieures à celles prévues pour un licenciement.
L'indemnité compensatrice de préavis n'est due que dans le cas où le salarié n'effectue pas son préavis. Elle correspond aux salaires qui auraient été perçus s'il avait continué à travailler durant cette période.
L'employeur doit également verser une indemnité compensatrice de congés payés. Il s'agit de la valorisation en salaire des jours de congés acquis par le salarié (mais non encore pris). Le Code du travail fixe cette indemnité à 10 % de la rémunération brute totale perçue par le salarié pendant la durée du contrat.
Elle a pour objet de compenser financièrement la précarité de l'emploi. Cette indemnité est égale à 10 % de la rémunération brute versée (y compris l'indemnité de congés payés). Elle est versée à l'échéance du contrat de travail.
Tout salarié, ayant au moins deux années d'ancienneté et licencié pour un motif autre que la faute grave ou lourde, a droit à une indemnité de licenciement. Le montant est fixé par la loi et il est fonction du salaire et de l'ancienneté du salarié. C'est un cas de départ du salarié où l'on peut conseiller aux PME de s'adresser à un spécialiste extérieur pour éviter les litiges.
L'employeur est tenu de délivrer un certificat de travail à l'expiration de tout contrat de travail et au moment du départ du salarié.
Le certificat de travail mentionne obligatoirement :
Sont interdites les indications susceptibles de porter préjudice au salarié ou d'être simplement tendancieuses.
Il faut également délivrer au salarié l'attestation nécessaire pour faire valoir ses droits au chômage. Pour satisfaire à cette obligation, les employeurs peuvent se procurer l'imprimé nécessaire auprès de Pôle Emploi (directement ou sur le site Internet) ou le remplir en ligne sur le site de Pôle Emploi.
L'employeur doit établir, en double exemplaire et à l'occasion de toute rupture du contrat de travail, un solde de tout compte, dont le salarié lui donne reçu (d'où l'expression « reçu pour solde de tout compte »). Ce document fait l'inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail.
L'employeur a l'obligation de tenir un registre unique du personnel qu'il doit mettre à jour lors du départ d'un salarié.