L'accueil et l'intégration d'un nouveau salarié

Le dirigeant peut charger l'assistant de gestion de l'accueil des nouveaux salariés. Cette étape, essentielle et trop souvent négligée, peut durer quelques heures ou être programmée sur plusieurs jours. Quant à la véritable intégration, elle peut s'échelonner sur plusieurs semaines ou plusieurs mois.

I - Les enjeux liés à l'accueil et à l'intégration d'un nouveau collaborateur

1 Pour l'entreprise

a. Le moment de l'accueil

L'accueil du nouveau salarié sera réussi :

• – s'il prend en compte les problèmes matériels auxquels tout nouveau salarié est confronté ;
• – s'il lui permet de se familiariser au plus vite avec son nouveau contexte de travail.

Le moment réservé à cet accueil peut être considéré comme un rituel qui donne au nouveau salarié une bonne image de l'entreprise.

b. La période d'intégration

C'est la période nécessaire pour que le salarié devienne suffisamment autonome. La durée de la période d'intégration est variable en fonction des compétences du salarié, des exigences du poste et de l'environnement de travail. Elle doit permettre au nouveau salarié de :

• – s'approprier les missions correspondant au poste pour lequel il est recruté ;
• – se situer dans les différents processus dans lesquels il aura à intervenir (qu'il sache qui fait quoi) ;
• – rencontrer son entourage professionnel : collègues, clients, fournisseurs ;
• – bénéficier, si besoin est, d'une formation en interne et/ou d'un accompagnement par une personne-ressource pour acquérir de nouvelles compétences techniques ou relationnelles.

La période d'intégration vise plusieurs objectifs à plus long terme :

• – fidéliser les salariés et donc éviter un turn-over important et coûteux pour l'entreprise ;
• – diminuer les risques d'accidents de travail et de maladies professionnelles en donnant au salarié les informations et/ou la formation nécessaire pour qu'il s'adapte à son nouveau poste ;
• – mobiliser et motiver le personnel, ce qui entraîne des attitudes favorables à la rentabilité de l'entreprise.

2 Pour le nouveau salarié

La période d'intégration conditionne la suite de la carrière du salarié dans sa nouvelle entreprise. Elle va lui permettre :

• – de s'approprier plus rapidement les valeurs et les usages de l'entreprise ;
• – de recevoir les connaissances et le savoir-faire spécifiques à son poste de travail, et donc d'être plus performant ;
• – de se sentir bien dans sa nouvelle entreprise, ce qui est favorable à la motivation et à l'implication.

II - Préparer l'arrivée du nouveau salarié

L'assistant de gestion est amené à effectuer les tâches suivantes :

• – mettre le personnel de l'équipe, et éventuellement de l'entreprise, au courant de l'arrivée d'un nouveau collaborateur en indiquant son nom et sa fonction ;
• – vérifier que les formalités d'embauche sont bien abouties et s'inquiéter des éventuelles pièces encore manquantes ;
• – préparer le poste de travail : ce dernier doit être rangé, les matériels et équipements nécessaires aux tâches confiées au salarié doivent préalablement être vérifiés ;
• – réunir l'ensemble des informations et documents qui faciliteront la connaissance du nouveau contexte de travail : fiches de postes, procédures et modes opératoires.

III - Organiser les modalités de l'accueil

L'assistant de gestion peut se constituer une liste de contrôle pour établir les différentes tâches à effectuer et en garantir l'efficacité. Les premiers pas accomplis par la nouvelle recrue dans l'entreprise vont déterminer en partie la qualité de la collaboration qui s'ensuivra.

Des éléments basiques sont à mettre en place :

• – un livret d'accueil des nouveaux salariés, qui pourra intégrer l'organigramme, les services, l'organisation (horaires de travail, lieux pour se restaurer, congés et absences…), le règlement intérieur, les avantages sociaux ou tout autre élément qui permettra au nouvel arrivant de se sentir à l'aise et d'être utilement informé,
• – la visite des locaux,
• – l'accompagnement à des fins de présentation des principaux collaborateurs,
• – la découverte du poste de travail avec la présentation des matériels et des procédures,
• – un ou deux entretiens avec le(s) responsable(s) direct(s) de la nouvelle recrue.

Dans certains cas, il peut être nécessaire de prévoir une période de formation. Il est également utile de planifier un entretien pour vérifier l'accomplissement de l'intégration et permettre au salarié de faire un retour sur ses impressions, ses besoins et ses éventuelles difficultés.