La déclaration d'embauche est la première formalité administrative à accomplir lors du recrutement d'un collaborateur. Elle s'effectue au moyen de l'imprimé « Déclaration préalable à l'embauche » (DPAE). Les incidences de cette déclaration sont primordiales dans les relations avec les organismes sociaux. L'assistant de gestion peut avoir la responsabilité de cette formalité.
Avec la DPAE (qui a remplacé la Déclaration unique d'embauche - DUE), l'employeur effectue en une seule fois et auprès d'un seul interlocuteur, l'URSSAF, les formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié :
Renseigner et transmettre la DPAE est obligatoire pour toute embauche, quelles que soient la durée et la nature du contrat de travail. Cette déclaration a pour effet :
À défaut de déclaration, l'employeur encourt diverses sanctions, notamment pénales et administratives, pour dissimulation d'emploi salarié.
La DPAE doit être adressée à l'URSSAF de la circonscription dans laquelle se situe l'établissement qui emploiera le salarié avant la mise au travail effective du salarié. Elle s'effectue au plus tôt huit jours avant l'embauche.
La DPAE peut être effectuée sur le site www.net-entreprises.fr, soit par saisie en ligne d'un formulaire, soit par dépôt de fichier issu d'un logiciel de GRH. Les entreprises de petite taille, sous certaines conditions, peuvent retourner le formulaire à l'URSSAF par courrier recommandé avec accusé de réception ou par télécopie.
L'URSSAF adresse à l'employeur, dans les cinq jours ouvrables, un accusé de réception comportant un volet détachable à remettre au salarié. Toutefois, la remise d'un contrat de travail écrit comportant la mention de l'organisme destinataire de la déclaration suffit à justifier que l'employeur a bien procédé à la DPAE vis-à-vis du salarié.