Le suivi des clients peut s’avérer complexe devant la multiplication des créances et de leur échelonnement. Pour obtenir une vue synoptique des créances échues (dont l’échéance est passée) et à échoir par client, l’entreprise utilise une balance âgée.
Malgré cela, elle peut être amenée à faire face à des retards de paiement de la part de ses clients. Elle peut alors mettre en place un encours pour conditionner l’acceptation des commandes des clients ou faire appel à l’affacturage pour limiter le risque de retards de paiement, voire d’impayés.
La balance âgée est un tableau qui récapitule, client par client, toutes les créances non payées, échues ou non échues, permettant ainsi de repérer les clients en difficulté de paiement et les échéances non encore payées à leur réclamer.
Exemple de balance âgée
L’encours client est une ligne de crédit accordée à un client tenant compte du volume de son chiffre d’affaires et de son délai moyen de paiement. Au-delà de cet encours, l’entreprise peut refuser une commande sous couvert d’un recouvrement de créance risqué.
Une formule de calcul de l’encours est : 
Exemple de calcul d’un encours
• Solution : encours = (240 000 × 45) / 360 = 30 000 €
L’entreprise peut encore accorder, tant qu’aucun règlement n’est encaissé, 7 500 € (30 000 – 22 500) de commandes à ce client. À chaque règlement, l’encours est recalculé.
L’affacturage (ou « factoring ») consiste en un transfert de créances commerciales (factures) de leur titulaire à une société d’affacturage ou un facteur (ou « factor »). Ce dernier se chargera de garantir le recouvrement (paiement) des créances, même en cas de défaillance momentanée ou permanente du débiteur.
En contrepartie du service de recouvrement, le factor reçoit une commission d’affacturage qui rémunère ce service et, éventuellement, une commission de financement pour l’avance de trésorerie (si le factor règle la créance avant l’échéance).
► Les documents relatifs à l’affacturage
• Le bordereau de subrogation
• Le relevé de compte
