La qualité rédactionnelle de la lettre commerciale

La lettre est un support écrit très utilisé pour communiquer. Elle constitue à la fois un contrat moral avec l’interlocuteur et une preuve légale en cas de litige. C’est un document qui engage l’entreprise.

1. Le rôle de la lettre commerciale

La lettre commerciale assure la transmission d’un message entre l’entreprise et ses différents partenaires (clients, fournisseurs, institutions financières, État, etc.).

Elle véhicule également l’image de l’entreprise : il convient donc d’y apporter tout le soin nécessaire au moment de la rédaction.

2. L’analyse de la situation commerciale

La première étape de la préparation d’une lettre (d’un écrit professionnel en général) consiste à analyser la situation de communication dans laquelle on se trouve, c’est-à-dire identifier certains éléments :

Quand les échanges antérieurs ont été nombreux, pour bien préciser la chronologie, on peut réaliser un schéma.

3. Les spécificités liées à l’exigence de qualité rédactionnelle de la lettre

3. 1 La structuration logique des idées

Avant toute rédaction, il est nécessaire d’établir un plan ; cette préparation facilite la future rédaction de la lettre.

Élaborer un plan consiste à rechercher et noter dans un ordre logique les idées (les éléments) à développer dans la rédaction.

3.1.1 La recherche d’idées

Il faut d’abord noter sur un brouillon tous les éléments de rédaction qui se rapportent à la situation analysée, puis sélectionner ceux qui paraissent utiles.

3.1.2 L’élaboration du plan

Il convient de respecter certaines étapes :

• L’introduction

L’introduction est l’entrée en matière de la lettre. Elle doit attirer l’attention du lecteur (il s’agit de l’accroche). L’introduction présente le sujet, expose ou rappelle des faits.

Deux situations sont possibles :

• Le développement

Le développement expose tous les éléments nécessaires à la bonne compréhension du courrier. Il consiste à décrire, expliquer, argumenter. Il suscite l’intérêt afin de maintenir l’attention du lecteur. Les idées retenues doivent être ordonnées.

• La conclusion

La conclusion résume ce que l’on propose ou demande au correspondant. Elle peut formuler des accords pour l’avenir ou également exprimer des remerciements. Elle doit être séparée de la formule de politesse.

3.2 Les techniques rédactionnelles

Les qualités d’un message professionnel sont la clarté et l’utilisation correcte de la langue. Différentes techniques de rédaction sont à mettre en œuvre :

• – construire des phrases simples car le message doit être compris facilement : phrases et paragraphes courts (attention aux répétitions !), style direct (éviter les participes présents, préférer les verbes au présent ou au passé composé, par exemple) ;
• – créer un paragraphe pour chaque nouvelle idée exprimée. La transition entre les phrases et les différents paragraphes doit être assurée par des mots de liaison ou de transition (cependant, par conséquent, or, etc.) ;
• – utiliser toujours le même sujet : nous, rarement je ;
• – vérifier que tous les paragraphes ne commencent pas par Nous afin d’éviter une monotonie dans la formulation ;
• – utiliser des synonymes pour éviter les répétitions ;
• – utiliser un vocabulaire précis et éviter les mots « creux » comme faire, avoir ;
• – s’exprimer correctement et simplement en utilisant le langage courant ;
• – employer un ton adapté à la situation : selon le cas, sympathique ou ferme, mais toujours courtois ;
• – utiliser le titre de civilité (ou formule d’appel) adapté à l’interlocuteur. Si la lettre est adressée à une personne dénommée, on utilise Monsieur, Madame ou Mademoiselle ; si la lettre est adressée impersonnellement à une entreprise, on utilise Messieurs ou Madame, Monsieur ;
• – employer la formule de politesse adaptée au correspondant et à la situation. Il faut commencer la formule de politesse par Nous vous prions d’agréer… ou par Veuillez agréer… puis rappeler le titre de civilité utilisé en début de lettre (exemple : Nous vous prions d’agréer, Monsieur, nos salutations distinguées). Lorsque c’est un fournisseur qui écrit au client, on utilisera de préférence la formule suivante : Nous vous prions d’agréer, Monsieur, l’expression de nos sentiments dévoués ;
• – relire le message attentivement et vérifier l’orthographe, la ponctuation et le style.

3.3 Les différentes mentions de la lettre commerciale

La lettre commerciale comporte un certain nombre de mentions qui facilitent sa lecture et son traitement.

Remarque : les mentions obligatoires

La loi oblige les sociétés à indiquer le statut juridique (EURL, SARL, SA, etc.), le montant du capital et le numéro d’immatriculation au greffe (RCS) pour les activités à nature commerciale.

Lexique

• Destinataire : société, personne ou service à qui est destiné un message.
• Émetteur : personne qui est à l’origine d’un message.
• Plan : ordre dans lequel on présente les différentes parties d’un message.
• Titre de civilité (ou formule d’appel) : texte qui débute la lettre et doit être rappelé dans la formule de politesse.