Le message électronique

1. Définitions

Le message électronique (ou e-mail ou courriel) est un document saisi, consulté ou transmis au moyen du courrier électronique. Il peut être accompagné de fichiers textes, images et sons.
Le courrier électronique est le service permettant, aux utilisateurs habilités, la saisie, la consultation différée et la transmission, sur des ordinateurs connectés en réseau Intranet ou Internet, de documents informatisés ou de messages électroniques.

2. Les caractéristiques

Moins formel que le message écrit, le message électronique est transmis plus rapidement, plus directement.

Il devient le moyen le plus utilisé par les entreprises pour communiquer à distance. En interne, cet outil favorise la diffusion sélective ou élargie de l’information.

Il permet de joindre des fichiers au message ; la compression des fichiers améliore la rapidité de la transmission et de la réception.

3. Le style de rédaction et de présentation

Le message électronique professionnel doit respecter certaines règles. La netiquette définit les règles de conduite et de politesse à adopter lors de la rédaction de messages électroniques.

• Il faut commencer par la formule d’appel. Il n’y a pas besoin d’indiquer la date, le lieu, l’expéditeur et le destinataire comme sur un courrier classique. Cela se fait automatiquement ; il suffit de remplir les fenêtres prévues à cet effet par la messagerie électronique. Le message sera automatiquement daté avec l’heure de son envoi.
  La formule d’appel est plus directe surtout lorsque l’on a des relations professionnelles habituelles avec la personne. Par exemple, « Bonjour » ou le prénom de la personne est suffisant.
• L’objet du message est très précis.
• Le texte du message est concis et le style direct.
  En cas de réponse à un courrier, reprendre quelques éléments du message original, ce qui facilitera la compréhension du correspondant.
• La formule de politesse est simplifiée (« Cordialement », « Bien à vous », « Sincères salutations », « Courtoisement », etc.) ;
• La signature : prénom et nom de l’expéditeur, éventuellement la fonction.

La rapidité de la rédaction ne doit pas faire oublier la relecture et la correction des fautes d’orthographe.

4. La valeur de preuve du courrier électronique

Depuis la loi du 13 mars 2000, un courrier électronique a la même valeur qu’un courrier papier. Deux conditions sont à respecter :

• – il faut pouvoir identifier de façon absolue la personne dont émane le message (pour cela, il faudra être équipé de terminaux sécurisés, authentifiant la signature) ;
• – le message électronique doit être établi et conservé dans des conditions de nature à en ­garantir l’intégrité.

5. Le message électronique et la confidentialité

Un message électronique peut être intercepté, modifié très facilement. Seule la signature numérique permet de crypter les messages avec une clé privée.
Le récepteur devra disposer également d’une clé pour lire le message qui lui est destiné.

6. Quelques fonctionnalités

Plusieurs fonctionnalités du logiciel de messagerie enrichissent cet outil de communication en offrant la possibilité de :

• – créer des dossiers pour classer ses messages ;
• – envoyer des images ;
• – créer des signatures personnalisées ;
• – prévenir les interlocuteurs de son absence ;
• – s’assurer que le message a bien été reçu (accusé de réception).

7. Exemple de message électronique

Lexique

• Fichier joint : fichier (document Word, image, etc.) joint à un courrier électronique.
• Message électronique (mél ou courriel) : message informatique qu’un utilisateur saisit, envoie ou consulte en différé par l’intermédiaire d’un réseau.
• Netiquette : règles de savoir-vivre et de bonne conduite en vigueur sur le Réseau.