Le publipostage simple

1. Le publipostage : définition

Le terme publipostage désigne une fonction des logiciels de traitement de texte permettant de personnaliser automatiquement les termes d’un document type envoyé par l’entreprise à un ensemble de personnes (clients, prospects, fournisseurs, salariés).

2. Le publipostage : principe

Le principe du publipostage consiste à fusionner deux fichiers, l’un contenant le document type, l’autre des données variables.

2.1 Le document type

Appelé également « document principal », le document type contient le texte standard (texte identique pour tous les destinataires) ainsi que des champs de fusion (ou zones de champs) qui permettront la fusion et donc la production de lettres personnalisées, d’e-mails, de série d’étiquettes et d’enveloppes.

2.2 Le fichier de données (ou liste de publipostage)

Le fichier de données, appelé « liste de publipostage » ou « source de données », contient les variables qui viendront remplir les zones de champ au moment de la fusion. Selon sa taille, il peut être créé à l’aide d’un texteur, d’un tableur, d’un gestionnaire de bases de données, d’un PGI (progiciel de gestion intégré).

2.3 La fusion

Lors de la fusion entre le document type et le fichier de données, les noms des champs sont remplacés dans le document type par les données (les variables) contenues dans le fichier de données.

3. La préparation d’un publipostage

Une aide au publipostage est souvent proposée dans les texteurs. La démarche à suivre, avant de lancer la fusion, est la suivante :

4. Les fonctionnalités du publipostage du texteur

Les traitements de texte permettent d’effectuer des publipostages très facilement. Ils sont dotés d’outils faciles à utiliser.

Le ruban (ici du logiciel Microsoft Office Word) présente un onglet publipostage dont le contenu est adapté à la fusion à réaliser.

5. Exemple de publipostage simple

La fusion permet aussi d’éditer des étiquettes et des enveloppes.

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