Tous les acteurs, internes ou externes, à l'occasion des tâches qu'ils ont à accomplir, sont amenés à échanger de très nombreuses informations. Ils génèrent ainsi de nombreux flux d'informations.
Exemple : le conseil d'administration d'une PME a décidé la réunion de l'assemblée générale ordinaire (AGO) des actionnaires de la société. L'assistant(e) de gestion est chargé(e) de mettre en œuvre le processus qui assurera le déroulement normal de cette assemblée.
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Définitions |
Exemples |
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Processus |
Ensemble organisé d'activités orienté vers la production d'un résultat clairement identifié. |
Réunion de l'assemblée générale des actionnaires. |
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Événement déclencheur du processus |
Action qui lance la mise en œuvre du processus. |
Décision du conseil d'administration. |
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Activités |
Ensemble de tâches présentant une certaine unité au sein d'un processus. |
Réserver une salle, convoquer les participants, préparer les documents obligatoires (feuille de présence, pouvoirs, etc.), prendre des notes durant la séance, rédiger et diffuser le procès-verbal après validation par le manager. |
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Tâches |
Travail déterminé qui doit être exécuté. |
L'ordre du jour étant fixé, l'activité de convocation se décomposera en deux tâches : convocation des actionnaires et convocation des commissaires aux comptes (modèles de lettre différents). |
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Résultat attendu |
L'objectif visé se traduit par un résultat. |
Tenue de l'AGO à la date prévue. |
Les personnes (ou groupes de personnes) impliquées dans un processus sont amenées à émettre et à recevoir à cette occasion des flux d'informations. L'ensemble de ces flux forme un circuit d'information qui implique les acteurs internes et externes au processus concerné.
Exemple :